O Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul(APE/MS), unidade da Fundação de Cultura (FCMS), desenvolve atividades que são de sua responsabilidade, dentre elas, e de fundamental importância, a eliminação e a preservação de documentos públicos.
Na legislação que trata da eliminação de documentos públicos dada no artigo 9º da Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consta que: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas… será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.” O Arquivo Público Estadual de Mato Grosso do Sul é a entidade competente para autorizar a eliminação de documentos do Poder Executivo do Estado. É de responsabilidade dos órgãos e entidades governamentais e municipais elaborarem as listagens de documentos a serem eliminados e encaminhá-las ao APE/MS para aprovação, antes de ser realizada a efetivação da eliminação.
A Fundação de Cultura presta orientações a várias secretarias e órgãos estaduais, e também, a municípios que querem organizar ou implantar seus arquivos. Para o presidente da FCMS, Américo Calheiros "a salvaguarda de documentos públicos é de vital importância e indispensável à memória histórica e cultural do Estado".
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Caciano Lima, coordenador do Arquivo Público, explica que os procedimentos e formulários necessários para a adequação às regras e demais dúvidas recebem a orientação e supervisão do APE/MS, conforme a dinâmica que requer a área interessada. “Dentre os vários objetivos que encontramos nessa dinâmica, buscamos racionalizar o trabalho diário, economizar recursos gastos com a manutenção desses documentos e preservar o acervo histórico-cultural que identificamos ao fazer tal análise”, ressalta.
O Arquivo Público atende a legislação vigente e desenvolve há meses um trabalho junto com a Polícia Civil estadual. A solicitação do termo de eliminação é assinada em duas vias pela autoridade competente do órgão juntamente com os servidores que atuam na guarda da documentação e enviada ao APE/MS, para as devidas correções e avaliações.
